Hotell eventplanering, allt på ett ställe

Förändra hur du hanterar konferenser med en interaktiv Gantt-vy, som är utformad för att ge ordning och effektivitet till även de mest komplexa schemaläggningsbehoven! Detta verktyg ger en omfattande översikt över tidslinjen för ditt evenemang, så att du enkelt kan övervaka en mängd olika platser och resurser. De färgkodade händelserna och varningar gör att du direkt kan utvärdera varaktigheten och hålla ett öga på kritiska statusar som "Ej betald" eller "Avbokad", så att ingenting går fel.

Få överblick, tydlighet och kontroll. Med rätt insikter om evenemang, priser och tillgänglighet blir besluten både enklare och bättre.

Säg adjö till kaoset med manuell planering och hej till en strömlinjeformad, stressfri process som sparar värdefull tid och ökar din produktivitet till nya höjder. Oavsett om du samordnar storskaliga sammankomster eller intima möten anpassar sig denna allt-i-ett-lösning till dina behov och erbjuder överskådlighet såväl som  tydlighet.

Hantera grundläggande evenemangsdata

Systemet innehåller erbjudandemallar, som är en omfattande samling av fördesignade mallar som är skräddarsydda för olika evenemangserbjudanden, inklusive anpassningsbara fält för prissättning, varaktighet och specifika tjänster, så att arrangörer snabbt kan skapa professionella förslag med minimal ansträngning.

Det innehåller information om boende, som består av detaljerade poster och konfigurationer relaterade till logialternativ som finns tillgängliga på platsen, inklusive rumstyper, kapacitet, bekvämligheter och bokningsstatus, vilket säkerställer sömlös hantering av boende för alla deltagare.

Aktiviteter ingår, vilket ger ett detaljerat schema och beskrivning av planerade evenemang eller aktiviteter, till exempel workshops, teambuilding övningar eller underhållning, komplett med tidpunkter, platser och deltagargränser för att förbättra evenemangsupplevelsen.

Systemet upprätthåller kund kontrakt, som fungerar som ett arkiv för juridiskt bindande avtal och villkor som förhandlats fram med kunder, inklusive  avbokningsregler och serviceåtaganden, vilket säkerställer tydlighet och efterlevnad för båda parter.

Kunder spåras i en omfattande databas som innehåller individuell eller organisatorisk kundinformation, inklusive kontaktuppgifter, tidigare evenemangshistorik och preferenser, vilket underlättar effektiv hantering av kundrelationer.

Utrustning hanteras genom en omfattande inventering av alla verktyg, audiovisuell utrustning och enheter som finns tillgängliga på platsen, inklusive tillgänglighetsstatus, underhållsscheman och användningsriktlinjer.

Mat och logi kan hanteras genom att läggas upp som separata artiklar, vilket ger full flexibilitet i planeringen. För att effektivisera arbetet ytterligare finns även möjlighet att paketera flera artiklar och skapa färdiga element – exempelvis helpension eller kaffe–lunch–kaffe. Det gör det enkelt att återanvända standardupplägg och säkerställer en snabb, enhetlig och smidig hantering i det dagliga arbetet.

Resurser som inte är i drift listas i ett avsnitt som beskriver föremål, tjänster eller områden som för närvarande inte är tillgängliga på grund av underhåll, uppgraderingar eller andra skäl, med beräknad stilleståndstid och alternativa lösningar.

Ha full koll på alla era samarbetspartners – från transportbolag till eventföretag – med all viktig information samlad på ett ställe: kontaktuppgifter, tjänster, rabatter och provisioner. Förenkla planeringen, effektivisera logistiken och säkerställ att varje evenemang genomförs smidigt och framgångsrikt

Få full översikt över all personal som är involverad i evenemangsverksamheten – med detaljer om roller, kontaktuppgifter och tillgänglighet. Säkerställ alltid rätt bemanning för varje evenemang och skapa en smidig, välplanerad upplevelse för era gäster.

Data om lokaler och logi

Alla typer av utrymmen kan registreras och hanteras, inklusive mötesrum, grupprum, restauranger och andra faciliteter. Varje utrymme kan kompletteras med ett flertal attribut, såsom prisnivåer, kostnader, tillgänglighet, kapacitet vid olika sittningsalternativ samt bilder och annan media. Detta gör det möjligt att få en komplett och detaljerad översikt över varje lokal och dess funktionalitet.

Avbokningsregler

Med vårt system kan du enkelt skapa och hantera olika avbokningsregler och grupper, som sedan kan återanvändas vid framtida tillfällen. Detta gör det möjligt att snabbt och smidigt upprätthålla konsistens i standardiserade avbokningsrutiner. För mer unika evenemang, där de vanliga reglerna inte är tillräckliga, kan du även skapa specialanpassade avbokningsregler “on the fly”, vilket ger flexibilitet att hantera alla typer av situationer utan att kompromissa med kontroll eller tydlighet..

Mallar och profil

Skapa helt egna mallar för presentationer och offerter, anpassade efter era behov och ert innehåll. Ni kan även skräddarsy e-postmeddelanden samt designen på kundportalen, vilket gör det möjligt att följa er egen grafiska profil fullt ut. Anpassa färger, typsnitt och logotyp för att säkerställa att alla digitala kontaktytor speglar ert varumärke på ett professionellt och konsekvent sätt. På så sätt kan ni ge kunderna en enhetlig och igenkännbar upplevelse i alla led – från första kontakt till levererad offert eller presentation

Kundportalen är den självbetjäningsdel av konferenssystemet som ger kunden full kontroll över sin konferens. Genom portalen kan kunden själv enkelt hantera alla viktiga detaljer, vilket skapar en smidigare och mer flexibel planeringsprocess.

I Kundportalen kan kunden bland annat:

• Administrera deltagare – registrera, gruppera och uppdatera deltagarlistor efter behov, samt hantera logi och specialönskemål utan att behöva gå via anläggningen.

• Skapa och anpassa egna aktiviteter och sessioner – kunden kan lägga till, ändra eller ta bort workshops, föreläsningar och andra programpunkter för att skapa en agenda som passar just deras deltagare.

• Planera och justera agendan – enkelt sätta tider, koppla deltagare och resurser till olika sessioner, samt kommunicera förändringar i realtid till alla inblandade.

Genom Kundportalen får kunden ett kraftfullt verktyg som möjliggör självständig och effektiv konferensplanering, samtidigt som anläggningen kan följa med och stötta vid behov. Det ger båda parter större flexibilitet, bättre kontroll och en smidigare samarbetsprocess.

Prissättning och Yield
Modulen för Prissättning och Yield ger konferensanläggningen full kontroll över hur priser och villkor hanteras för hela evenemanget. Genom detta system kan anläggningen själva sätta priser och optimera intäkterna för konferenslokaler, dryck, måltider, aktiviteter och mycket mer.

Flexibel prissättning
Anläggningen kan definiera priser för olika konferensutrymmen baserat på säsong, efterfrågan, eller särskilda evenemang. Priser kan justeras dynamiskt för att maximera beläggning och intäkter, samtidigt som man kan erbjuda attraktiva paketlösningar som inkluderar logi, mat och aktiviteter.

Yieldhantering
Med avancerade yieldfunktioner kan anläggningen automatiskt eller manuellt anpassa priser beroende på bokningsläget och prognoser. Systemet stödjer prisjusteringar i realtid, vilket hjälper till att optimera intäkterna genom att anpassa prisnivåerna efter efterfrågan och tillgång.

Rabatter och kampanjer
Systemet gör det möjligt att skapa och administrera olika typer av rabatter och kampanjer, exempelvis mängdrabatter, lojalitetsrabatter eller specialerbjudanden för återkommande kunder. Rabatterna kan styras flexibelt och kopplas till specifika villkor och perioder.

Avbokningsregler (Cancellation policies)
Anläggningen kan definiera tydliga och anpassade avbokningsregler som styr hur och när deltagare eller kunder kan avboka utan kostnad eller med reducerad avgift. Policies kan variera beroende på typ av tjänst eller bokningsdatum och gör det enkelt att kommunicera villkoren både internt och externt.

Med denna modul får konferensanläggningen kraftfulla verktyg för att maximera intäkter och samtidigt erbjuda tydliga och flexibla villkor, vilket skapar trygghet för både anläggning och kund.

Eventets livscykel slutar inte vid utcheckning. Vårt uppföljningssystem automatiserar insamling av feedback och ger er handfasta data om deltagarnöjdhet. Mät framgång, identifiera utvecklingsområden och påvisa värdet för era intressenter inför nästa planering.

Sömlös integration med era befintliga system

Ymer är utvecklat för att enkelt och tryggt kunna integreras med era nuvarande system och arbetsprocesser. Plattformen erbjuder moderna och säkra API:er som gör det möjligt att koppla samman Ymer med befintliga lösningar för fakturering, bokning, ekonomisystem och externa bokningsbolag – allt för att skapa effektivare och mer automatiserade arbetsflöden.

Genom API-integrationer kan data utbytas i realtid mellan systemen. Bokningar, deltagaruppgifter, resurser, priser och fakturaunderlag hålls synkroniserade utan manuella mellansteg. Detta minskar risken för dubbelarbete och felregistreringar samtidigt som ni får full kontroll över informationen i hela kedjan.

Ymers API:er är byggda för flexibilitet och skalbarhet, vilket gör det enkelt att anpassa integrationerna efter era specifika behov och befintliga systemmiljöer. Oavsett om ni arbetar med flera bokningsbolag, olika faktureringslösningar eller interna affärssystem säkerställer Ymer ett stabilt och framtidssäkert informationsflöde.

Resultatet blir snabbare processer, högre datakvalitet och bättre beslutsunderlag, samtidigt som personalen frigör tid och kan fokusera på det som skapar verkligt värde – era kunder, arrangemang och affärer.